Eticheta în corespondența de afaceri. Eticheta de afaceri scrisă

Corespondența de afaceri este o parte integrantă a imaginii unei companii și a unui om de afaceri. Stabilirea contactului, menținerea legăturilor, discutarea problemelor de afaceri în scris este uneori de preferat și adesea pur și simplu necesară, prin urmare imaginea creată în corespondența de afaceri trebuie să corespundă pe deplin imaginii externe care se formează prin comunicarea live. În același timp, în corespondența de afaceri, respectarea regulilor și cerințelor este obligatorie nu numai în principii generale, ci și în mici detalii și detalii.

Principiile și eticheta corespondenței de afaceri

Eticheta corespondenței de afaceri, în general, nu diferă de cerințele generale ale comunicării de afaceri. Iată principiile sale principale:

• politețe, respect,
• claritatea stabilirii obiectivelor,
• orientat spre rezultate și orientat către contact,
• atitudine responsabilă față de timpul și obligațiile altora,
• consecvență și acuratețe logică,
• specificitatea faptică,
• alfabetizare,
• neutralitatea tonului, rigoarea și formalitatea vorbirii,
• respectarea subordonării şi a tradiţiilor.

Aceste cerințe nu sunt originale, dar implementarea lor garantează o interacțiune constructivă cu partenerii și clienții.

Forme de litere și formule de limbă

Un antet cu antet este chipul companiei, astfel încât atributele sale obligatorii sunt alfabetizarea, acuratețea detaliilor, îngrijirea exterioară și originalitatea modestă a designului.

Fie că este vorba de o versiune de colț sau longitudinală a formularului, numele complet al organizației, adresa poștală, reală și oficială, telefonul, faxul, adresele de e-mail și adresa paginii electronice oficiale trebuie să fie ușor de citit. Lista de detalii nu este strict reglementată, dar caracterul complet al datelor pare întotdeauna mai avantajos.

Pentru referință: Sunt de dorit și informații despre înregistrarea corespondenței - despre data, numărul din listă, despre executorul specific care a pregătit documentul pentru trimitere. Dacă aceasta este o scrisoare de răspuns, atunci este necesară o trimitere la scrisoarea de solicitare.

Într-o scrisoare de afaceri, se poate indica și genul, ceea ce simplifică formatarea corespondenței: scrisoare de informare, propunere, cerere, petiție, scuze, condoleanțe, recunoștință.

Scrisoare pe antetul oficial al organizației

Prima parte a scrisorii este o adresă, a cărei formulă conține numele și patronimul destinatarului sau o versiune mai oficială - cuvântul „domn.”:

• Dragă Fedor Fedorovich!
• Stimate domnule Smirnov!
• Stimate domnule director!

Partea principală a scrisorii - informativă - conține un mesaj scurt, ușor de înțeles și succint și sarcini clare: furnizarea de informații, clarificarea informațiilor, rezolvarea problemelor de aprovizionare etc. Dacă scrisoarea conține un refuz, atunci este corect să începeți prima jumătate cu o justificare clară și probantă. Formulele de limbaj pot fi diferite, în funcție de tonul ales:

• Compania cere să ia în considerare problema...
• Președintele și Consiliul de Administrație solicită să fie informați despre...
• Vă rugăm să luați în considerare oportunitatea...
• Va rog sa raspundeti cat mai repede...

Partea finală a scrisorii este recunoștință, scuze, asigurări că problema va fi rezolvată cât mai curând posibil și speranță pentru o cooperare ulterioară.

Scrisorile de afaceri necesită respectarea procedurilor oficiale: dacă scrisoarea necesită semnătura unui manager, atunci aceasta trebuie să fie semnată de manager (cel puțin, adjunctul acestuia).

Eticheta de afaceri online și e-mailuri de afaceri

Scrisorile electronice, ca și cele pe hârtie, constau din câteva elemente importante care necesită o completare competentă nu din cauza unor reguli speculative, ci tocmai pentru că aceste elemente pot fi informative și foarte convenabile din punct de vedere utilitar și practic. O scrisoare corectă garantează un răspuns corect și prompt, precum și o soluție constructivă a problemei.

Pentru referință: Companiile au adesea propriile servere și programe de e-mail și, de asemenea, dezvoltă un stil corporativ pentru formatarea e-mailului și reguli interne pentru corespondență, care de obicei nu le contrazic pe cele standard, ci le completează.

1. Destinatar: Se obișnuiește să se indice o singură adresă în rândul destinatarului.

Acest lucru indică nu numai o atitudine respectuoasă față de interlocutor, dar îl va proteja și pe acestae— Poștădin spam, e-mailuri inutile și priviri indiscrete.

1. O copie a scrisorii destinatarului este completată într-un anumit scop.

Trimițând o scrisoare destinatarului principal și indicând o alta în secțiunea „copie”, destinatarul informează cel de-al doilea interlocutor despre ceea ce se întâmplă, dar nu îi cere să răspundă sau să participe direct la corespondență.

1. Subiect: specificitate și unicitate.

Cea mai mare specificitate a subiectului ar trebui să-l ajute atât pe destinatar, cât și pe destinatar să navigheze în subiectul de discuție și să facă distincția între multe probleme și sarcini: nu doar „Raportul de la Katya”, ci „Raportul pentru mai 2015. Schiță”. Vă rugăm să rețineți: numele în acest caz este inutil, deoarece destinatarul este deja clar pentru destinatar din numele căsuței de e-mail.

E-mailurile sunt la fel de ușor de citit pe un monitor desktop sau pe o tabletă.

1. Corpul e-mailului ar trebui să conțină 3 elemente cheie.

Mai întâi, un salut (dacă aceasta este prima literă a acestei zile, de exemplu) și o adresă (în fiecare scrisoare). În al doilea rând, o enunțare a întrebării: o prezentare a ta (dacă scrisoarea este prima), o reamintire a sarcinilor de rezolvat, o descriere a problemei sau a soluției acesteia. În al treilea rând, o cerere sau o încurajare la acțiune.

1. Funcția de notificare pentru citirea e-mailului necesită sensibilitate.

Ar trebui folosit dacă scrisoarea este cu adevărat importantă, dar nu există nicio modalitate de a întreba despre primirea ei prin telefon, de exemplu. Această funcție impune de obicei beneficiarului obligații psihologice neclare, vag formulate, deci nu trebuie abuzată. O opțiune corectă și nu atât de categorică este o solicitare politicoasă la sfârșitul scrisorii pentru a indica faptul că a fost citită.

1. Semnătura necesită concizie și în același timp capacitate.

Formularea poate conține formula standard „Cu respect” sau poate fi limitată la nume și prenume. Semnătura, inclusiv numele, funcția, numele organizației și informațiile de contact, nu trebuie să depășească 7 rânduri. Este recomandabil să indicați informații de contact alternative, pe lângă căsuța poștală: telefon,Skype, ICQ, alți mesageri populari.

1. Atașamente: principalul lucru este să avertizați și să denumiți corect fișierele.

Netiquette necesită informații despre documentul din fișierul atașat scrisorii: despre format, volumul și conținutul acestuia. Investiția nu trebuie să fie mai mare de 3-5Mb. Titlul său, ca și subiectul scrisorii, ar trebui să fie extrem de scurt, specific și unic.

Tip normal de e-mail

Timpul de reacție al unei scrisori din netichetă diferă de timpul dinoprit— linia. Două până la trei ore este un timp confortabil pentru a aștepta un răspuns la o scrisoare urgentă. Ca răspuns la e-mailuri urgente sau importante, uneori este suficient să avertizam astae— Poștăprimite și informațiile luate în considerare. Dacă problema necesită o analiză îndelungată, atunci destinatarul trebuie să-și informeze interlocutorul despre timpul necesar pentru a răspunde la întrebare.

Pentru referință: O zi este un moment confortabil pentru a răspunde la e-mailuri. Dacă nu există niciun răspuns în termen de 3 zile, regulile de etichetă vă permit să trimiteți o a doua scrisoare sau să contactați destinatarul folosind o sursă alternativă de comunicare - telefon,Skype, ICQ. Tăcerea timp de 5-7 zile sau ca răspuns la o solicitare repetată poate fi considerată o refuz de a continua corespondența de afaceri.

Reputația unui om de afaceri și a unei companii constă nu numai în eficiența și eficacitatea afacerii, ci și în micile lucruri și nuanțe ale oricărei etape a negocierilor de afaceri. Respectarea principiilor corespondenței de afaceri este cerută de la fiecare reprezentant al companiei: de la un funcționar minor la un specialist în relații publice și șeful companiei.

Video: Cum să scrieți scrisori de afaceri clar, clar și înțeles

In contact cu

Documentația de afaceri este principalul tip de reglementare a activităților organizaționale ale unei companii pentru înregistrarea și transmiterea informațiilor importante.

Cu ajutorul documentelor, este posibilă nu numai coordonarea relațiilor de afaceri în cadrul unei singure organizații, ci și comunicarea cu autoritățile de reglementare, partenerii și publicul. Respectarea canoanelor scrisului de afaceri vorbește, în primul rând, despre prestigiul companiei.

Este tipic pentru companiile mari să întocmească instrucțiuni speciale care indică procedura pentru fluxul de documente și persoanele responsabile. Principalul mijloc formal este încă forma goală. Un avantaj incontestabil este că oficialul completează documentul stabilit, economisind timp.
Desigur, rolul corespondenței în sfera afacerilor este extrem de important. Trebuie să rețineți că atunci când scrieți o scrisoare de afaceri trebuie să vă ghidați după următoarele principii:

• completitudinea și acuratețea prezentării;
• caracterul obiectiv al informațiilor furnizate;
• concizia și concizia scrisului;
• lipsa raționamentului inutil;
• ton serios de prezentare, absență de părtinire, grosolănie și ironie;
• operarea cu mijloace logice de evaluare a situației;
• justificarea faptică a poziției dvs.

Tipuri de scrisori de afaceri:

• Solicitarea unui răspuns (cerere, recurs, propunere, cerere, cerere)
• Nu necesită un răspuns (avertisment, memento, invitație, confirmare, refuz, scrisori de intenție, scrisori de garanție, scrisori de informare)

Etica scrisului de afaceri

Un ton lipsit de respect este întotdeauna simțit de adversarul tău. Un mesaj de acest fel formează o atitudine negativă atât față de subiectul conversației, cât și față de autorul scrisorii. Profesioniștii recomandă să acordați o mare atenție tonului documentului. Acest lucru se aplică în special pentru scrisorile care conțin refuz. Să acordăm o atenție detaliată eticii unei scrisori de afaceri folosind exemplul unei scrisori de refuz. Pentru început, trebuie să formulați motivele refuzului și motivarea poziției dvs. și abia apoi să treceți la o declarație de fapt. Utilizați următoarele expresii: „Solicitarea dumneavoastră nu poate fi satisfăcută din motivul...”; „Din păcate, suntem nevoiți să refuzăm cererea dumneavoastră”; „Regretăm profund, dar nu este posibil să vă satisfacem cererea.”

Amintiți-vă că atunci când formulați un refuz, trebuie să aveți grijă să pierdeți un partener sau un client.
Plan pentru răspuns - refuzul unei scrisori care conține o cerere sau o propunere:

• repetarea completă a cererii sau cererii (oponentul trebuie să se asigure că înțelegeți pe deplin termenii și esența scrisorii);
• motive care explică refuzul, precum și pregătirea destinatarului pentru un răspuns negativ;
• refuzul în sine este într-o formă politicoasă.

Limba scrisorilor de afaceri

Competența în tehnicile de scriere de afaceri este posibilă cu cunoștințe și abilități speciale dobândite prin mulți ani de experiență. Luați notă de câteva sfaturi ale experților:

• pentru a explica subiectul scrisorii, foloseste cuvinte simple, fara sa saraci limba daca comunicarea afecteaza domenii de specialitate, folosirea terminologiei va fi avantajul tau;
• folosiți mai multe verbe decât adjective, acest lucru va ajuta textul să fie dinamic și ușor de înțeles;
• evita frazele lungi;
• trecerea de la o frază la alta ar trebui să fie logică și lină;
• verifica scrisoarea după ureche;
• folosiți pronume minime.

Formatarea unei scrisori de afaceri

La alcătuirea unei scrisori de afaceri, se obișnuiește să se folosească antet cu sigla și detaliile companiei, care trebuie să includă în mod necesar forma organizatorică a acesteia, numele complet, adresa poștală, telefonul, faxul și detaliile bancare.

Scrisorile de afaceri sunt scrise pe o parte a unei foi de hârtie numerotate cu cifre arabe. Când scrieți, sunt respectate toate regulile formale, cum ar fi indentarea, linia roșie, o distanță și jumătate și un tip și dimensiunea fontului. Amintiți-vă că textul bine formatat va fi întotdeauna avantajul dvs. Conținutul documentului este principalul semn de succes, dar designul acestuia este la fel de important ca și expresia externă a gândurilor tale transferate pe hârtie.

Discursul scris necesită un vocabular mare și capacitatea de a conecta logic fraze și de a-și justifica poziția. După ce stăpânești tehnica scrisului de afaceri, vei stabili relații cu colegii și partenerii, vei face multe cunoștințe noi și vei putea reînvia vechile prietenii.

In contact cu

Scrisorile unei persoane inteligente reflectă caracterul celor cărora le sunt adresate.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Scrieți tipul de scrisori pe care doriți să le primiți.

[Aforism antic]

O scrisoare este un argument puternic în lumea afacerilor.

[Bekhtereva Victoria]

1. De ce să existe standarde corporative uniforme în corespondența de afaceri?

Corespondența electronică este un atribut obligatoriu al comunicării de afaceri pentru orice companie. Practic nu există companii care să nu folosească e-mailul. Dar pune-ți următoarele întrebări:

• Ți s-a întâmplat vreodată ca atunci când trimiți un e-mail unui coleg, să ai impresia că trimiți o scrisoare într-o gaură neagră, iar ei pur și simplu să nu-ți răspundă?
• Când angajații se sună și își cer reciproc să citească de urgență un e-mail, iar asta se întâmplă toată ziua
• Când absolut nu poți înțelege ce vor de la tine într-un e-mail
• Când problemele complexe și dificile atunci când sunt discutate prin e-mail se îneacă într-o mare de informații, detalii, iar problema nu este niciodată rezolvată

Dacă aceste probleme sunt relevante pentru dvs., atunci puteți câștiga mult timp în fiecare zi prin implementarea unor reguli uniforme pentru corespondența electronică. În acest articol vom vorbi despre eticheta corespondenței de afaceri.

2. Șapte reguli principale ale eticii corespondenței în afaceri

Să împărțim condiționat regulile corespondenței de afaceri asupra regulilor de eticăȘi reguli de comunicare și schimb de informații.

Regulile de comunicare sunt guvernate de regulile de schimb de informații în cadrul proceselor și proiectelor de afaceri. Le vom dedica un articol separat. Regulile de etică modelează stilul relațiilor interne dintre angajații companiei și influențează inevitabil formarea imaginii companiei dumneavoastră în rândul partenerilor. De exemplu, am primit recent o scrisoare de la unul dintre partenerii noștri care începea cu cuvintele „Bună ziua, Bekhterev”. Crezi că cooperarea noastră a funcționat?

Pentru a nu „pierde fața” companiei atunci când desfășurați corespondența de afaceri, este necesar să respectați „regulile de aur” ale eticii corespondenței de afaceri:

1. Întotdeauna începem o scrisoare cu o contestație
2. Subiectul scrisorii trebuie să fie
3. Înainte de a trimite, trebuie să verificați greșelile de ortografie, de punctuație și de vorbire.
4. Scrisoarea trebuie să fie structurată (NU apă!)
5. Scrisoarea trebuie să conțină formularea corectă
6. Dacă trimitem atașamente într-o scrisoare, atunci asigurați-vă că scrieți că există fișiere atașate (această mutare va ajuta la evitarea situațiilor în care trimiteți o scrisoare și fișierul nu este atașat; destinatarul, citind scrisoarea și negăsind documentul atașat , poate să răspundă rapid și să vă scrie că lipsesc documentele atașate pe care le-ați indicat în scrisoare).
7. Nu ștergem niciodată corespondența. Unul dintre cele mai importante puncte. Istoricul mesajelor nu trebuie niciodată șters, deoarece o scrisoare este un document. Dacă este necesar, ar trebui să vă puteți ridica întotdeauna istoricul corespondenței. Radislav Gandapas, de exemplu, a inclus chiar și o cerere de a nu șterge istoricul corespondenței în semnătura sa.

3. Tipuri de litere

Există multe clasificări diferite, ne propunem să diferențiem literele în funcție de structura lor de design:

1. Scrisoare de comunicare (scrisoare de refuz, scrisoare de revendicare, scrisoare de recunoaștere, scrisoare de justificare etc.)
2. Scrisoarea de aprobare

Comunicarea scrisorilor

În acest tip de scrisori includem toate tipurile de scrisori pe care un angajat le folosește în cursul activităților sale profesionale.

Structura literei

Scrisoarea nu trebuie formatată într-un singur text. Ar trebui să fie clar structurat și bine conceput, astfel încât destinatarul să nu piardă din vedere informațiile importante. Structura scrisorii constă din componente clare:

Subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii ar trebui să conțină acțiunea specifică pe care o așteptați de la respondent: „acordați un acord”, „sugerați probleme pentru examinare”, „trimiteți un raport” etc.

Dacă trimiteți documente, subiectul trebuie să conțină o declarație clară a documentelor conținute în atașamentul scrisorii.

De ce este important să formatați corect subiectul e-mailului?

Este foarte ușor să găsești scrisoarea necesară în fluxul zilnic de informații pe baza subiectului scrisorii. Nicio scrisoare nu se va pierde.

Notă: dacă trimiteți o scrisoare în cadrul unei companii, atunci subiectul scrisorii este formatat conform unui standard dat dacă trimiteți o scrisoare în afara companiei, atunci este recomandabil să formatați subiectul conform șablonului: Numele companiei: scopul scrisorii.

Cu cât este mai constructiv în corpul scrisorii, cu atât mai bine! Una dintre abilitățile cheie de scriere de afaceri pe care ar trebui să le dezvolți la angajații tăi este capacitatea de a-ți formula în mod clar și concis gândurile.

P.S. Dacă, în timpul compunerii unei scrisori, menționăm un fapt din scrisoarea interlocutorului, acesta trebuie citat, separat prin culoare sau font.

Semnătura corporativă

Modelul de semnătură corporativă trebuie să fie același pentru toți angajații companiei.

Semnătura trebuie să includă toate detaliile cheie ale destinatarului, astfel încât, dacă este necesar, destinatarul scrisorii să vă poată contacta cu ușurință.

Cu sinceritate,

Numele complet, funcția.

P.S. Dacă dorim o relație caldă cu un partener/client, atunci merită să emitem o semnătură personală. Orice persoană este încântată să primească o scrisoare cu o atitudine personală, chiar și în corespondență formală.

Semnătura personală se referă întotdeauna la corpul scrisorii. Exemplu: O zi bună / Vă mulțumesc / A fost o plăcere să vorbesc cu dvs. astăzi / Vă mulțumim pentru timpul petrecut cu o problemă atât de importantă / Bună familie și copii etc.

A copia

Completem ultimele câmpuri „Către” și „Cc”, pentru a nu trimite accidental o scrisoare când aceasta nu este încă gata.

Care este diferența dintre câmpurile Către și Cc?

În câmpul „Către” introducem adresa persoanei de la care trebuie să efectuăm o acțiune.

În câmpul „Copiere” introducem adresa persoanei care ar beneficia de citirea conținutului scrisorii.

P.S. Experiența noastră a dovedit că domeniul Cc este foarte util. Dacă negociem cu un angajat obișnuit, discutăm probleme importante, dar nu primim răspunsuri pe fond și la timp, atunci merită să introducem o copie a scrisorii de la director sau managerul superior, iar corespondența va începe imediat într-un mod constructiv.

Din pacate, in multe companii nivelul de cultura corporativa nu este la nivelul corespunzator, in urma carora apar situatii cand, pentru ca un angajat sa-si faca bine treaba, este necesar un control strict de catre echipa de management.

Outlook are, de asemenea, o funcție precum „Bcc” - un instrument important care vă permite să informați părțile interesate despre scrisoare, dar, în același timp, să nu derutați destinatarul că scrisoarea nu este adresată numai lui!

Scrisoarea de aprobare

Un tip important de scrisoare care vă permite să rezumați întâlnirea, să formulați acorduri în scris, să indicați timpul de finalizare și să clarificați: ambele părți au înțeles corect ce trebuie să facă?

Este util să se întocmească astfel de scrisori după întâlniri, negocieri și conferințe pentru a avea acorduri scrise și o viziune comună asupra implementării lor.

Structura literei:

1. Salutări, adrese și mulțumiri participanților la discuție.
2. Reiterarea scopului întâlnirii la care s-au încheiat acorduri.
3. O listă cu toate aspectele care au fost discutate, în legătură cu deciziile luate cu privire la acestea și numirea persoanei responsabile cu executarea.
4. Înregistrarea ideilor care nu necesită implementare urgentă pentru istorie.
5. Întrebare adresată destinatarilor: S-a luat în considerare totul? Ceva comentarii sau completări?

De exemplu:

Formatarea unei scrisori

Font

Fontul scrisorii trebuie să fie uniform, punctele cheie și titlurile pot fi evidențiate cu caractere cursive, dar trebuie să respectați un singur stil de design.

P.S. Ar trebui să vă amintiți întotdeauna că cuvintele scrise cu majuscule sunt percepute ca ridicând tonul. Ele ar trebui evitate.

Paragraf

Este recomandabil să formulați fiecare gând individual într-un paragraf separat pentru a face textul mai ușor de înțeles.

Indentări

Paragrafele nu trebuie să fuzioneze unele cu altele. Pentru a face scrisoarea mai lizibilă, indentările ar trebui să fie după salut, înainte de fiecare paragraf și înainte de semnătură:

Pentru a face scrisoarea mai atractivă din punct de vedere vizual, este mai bine să formatați legăturile din corpul scrisorii ca hyperlinkuri:

Stilul de scriere

Vă invităm la o clasă de master susținută de Serghei Bekhterev.

Câștigă cel puțin 1 oră de timp liber zilnic cu acest antrenament!

La master class vei învăța:
✓ Cum să gestionați sarcinile astfel încât toate sarcinile să fie finalizate 100% și la timp
✓ Cum să pregătiți și să desfășurați în mod eficient întâlnirile
✓ Cum să organizați munca productivă a angajaților într-un singur birou

Cu toții a trebuit să primim sau să scriem și să trimitem scrisori de afaceri. Ele sunt numite business-like pentru că sunt scrise sau trimise strict la obiect. Britanicii s-au dovedit a fi cei mai de afaceri. Ei au fost cei care, în urmă cu un secol și jumătate, au fost primii care au trimis scrisori de afaceri în forma pe care o vedem astăzi. Britanicii au depus mult efort în regulile de scriere a unor astfel de scrisori și eticheta corespondenței de afaceri. Acest lucru poate fi judecat doar pentru că aceste reguli sunt folosite de oamenii de afaceri și nu atât de mulți oameni până în prezent.

Nu pot spune cu siguranță - probabil că nu există astfel de date - dar mi se pare că multe oferte și propuneri grozave nu au ajuns la o concluzie eficientă pur și simplu pentru că scrisoarea de propunere de afaceri nu a fost formatată corect. Pot spune cu siguranță că șeful meu nici măcar nu se va adânci în ea dacă scrisoarea este scrisă fără a respecta regulile corespondenței de afaceri. De ce să pierzi timpul cu o persoană care nici măcar nu s-a deranjat să scrie o scrisoare conform regulilor? Concluzie: asta indică faptul că tratează afacerile cu nepăsare.

Regulile etichetei corespondenței în afaceri se aplică nu numai între o organizație și o persoană, ci și în cadrul companiei. Și este foarte important să transmitem orice informație colegilor. Nu numai asta, dar trebuie să fie comunicat și să existe feedback. Nu știu despre tine, dar personal mi se pare foarte enervant când nu există niciun răspuns la scrisoarea ta, care conține informații care necesită un răspuns. Din cuvântul ÎN GENERAL. Acest lucru se întâmplă mai ales cu scrisorile care au mai mulți destinatari. Aproximativ 40% dintre respondenți răspund la astfel de scrisori. Trebuie să-l retrimiteți cu notele „Important” și cu notificări pentru a ști sigur că l-ați primit și citit. Concluzia: se trimit scrisorile, se primesc răspunsuri, se irosesc timpul și nervii.

Se mai întâmplă: la clarificarea unei probleme stringente, corespondența seamănă cu un „roman cu continuare”, constând din câteva zeci de scrisori cu întrebări fără ambiguitate și, chiar mai mult, cu răspunsuri clare și scurte. Astfel, corespondența de afaceri se transformă în chat.

Pentru a evita astfel de incidente și necazuri, există reguli foarte simple - Eticheta corespondenței în afaceri - prin care îți vei face viața mai ușoară atât pentru tine, cât și pentru oponenții tăi.

REGULA #1. Scrisoare pentru un destinatar.

Conform regulilor nu numai corespondenței de afaceri, ci și bunelor maniere, se recomandă insistent să trimiteți o scrisoare unui singur destinatar.

REGULA #2 . Dacă primiți o scrisoare, pur și simplu TREBUIE să răspundeți.

Principalul lucru aici este să nu vă lăsați gândurile să rătăcească. Stilul corespondenței de afaceri este sec, clerical și trebuie să răspundeți doar la esența scrisorii. Dacă ai timp liber să joci Masha și Dubrovsky cu note, asta nu înseamnă deloc că corespondentul tău are acest timp. Compuneți scrisoarea sau răspunsul dvs. astfel încât să necesite un minim de clarificare și clarificare. Nu uitați: o scrisoare - un răspuns. Ciclul este complet.

REGULA #3. Dacă aveți nevoie ca sensul scrisorii dvs. să fie înțeles de mai mulți interlocutori, atunci pur și simplu adăugați adresele acestora la rândul „Copiați”.

În acest caz, trebuie să răspundă doar persoana căreia i s-a adresat scrisoarea. Adică, persoana ale cărei inițiale apar în linia „Către”. El este obligat să răspundă (vezi Regula nr. 2), cel puțin din politețe. În acest caz, toți ceilalți ale căror adrese sunt în linia „Copiare” nu trebuie să răspundă. Dacă vor să răspundă, ești binevenit. Dar dacă nu, nu există nici un proces. Pur și simplu au fost informați

REGULA #4. Puteți trimite o corespondență în masă către mulți destinatari în cazurile în care nu vă așteptați la un răspuns la scrisoarea dvs.

Aceasta este, de exemplu, trimiterea de liste de prețuri către clienți sau notificări despre programul de lucru către angajați etc. De fapt, nu există atât de multe motive pentru astfel de scrisori, așa că nu ar trebui să trimiteți corespondențe în masă fără o nevoie specială

REGULA #5. Scrisoarea trebuie să includă întotdeauna un subiect. Pentru asta este câmpul „Subiect”.

Economisiți-vă timp! Subiectul specificat va scurta căutarea pentru scrisoarea sau răspunsul la scrisoarea dvs., printre alte corespondențe.

REGULA #6. În scrisoare există mai întâi un salut, apoi o adresă către destinatar.

Nu contează deloc dacă destinatarul tău este un coleg sau un complet străin. Te adresezi lui prin prenumele și patronimul și persoana înțelege că este importantă pentru tine. Crede-mă, sunt multe beneficii din asta!

REGULA #7. Scrisul bun este pe primul loc!

Ați primit vreodată e-mailuri cu greșeli de ortografie? Este doar un coșmar! Scrii o scrisoare pe computer - nu fi leneș, verifică-ți ortografia, pentru ca mai târziu să nu-ți fie dureros de rușine de o scrisoare analfabetă. Poate părea un lucru mic, dar totuși lasă un postgust neplăcut.

Asta e tot, de fapt! După cum puteți vedea singur, nu este nimic complicat - totul este foarte simplu. Dacă urmați în mod constant aceste reguli simple, acestea vă vor deveni familiare și le veți respecta automat. Și prin exemplul tău personal, învață-i pe alții să adere la aceste reguli simple.

Un stil de scriere frumos, corect, vorbește nu numai despre calitățile tale de afaceri, ci și despre tine ca persoană. În plus, este o disciplină excelentă.

Ține minte: o scrisoare de afaceri este adesea primul contact prin care se va face o primă impresie despre tine și compania ta. Prin urmare, lasa impresia ta ca un profesionist si un specialist de inalta clasa!

Corespondență de afaceri productivă!